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Halten Sie sich an das neue E-Mail-Gesetz? |
Strafe für E-Mails ohne die erforderlichen Pflichtangaben
Gewerbliche E-Mails müssen seit dem 01. Januar 2007 bestimmte Auskünfte über das versendende Unternehmen enthalten. Nehmen Sie diese Informationen nicht in Ihre elektronischen Briefe auf, riskieren Sie Zwangsgeld und Abmahnungen.Der deutsche Bundestag hat, um das Recht zu entbürokratisieren, am 10. November 2006 das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) verabschiedet, das seit dem 1. Januar 2007 gilt. Kern dieses Gesetzes ist die Errichtung eines zentralen Unternehmensregisters in Deutschland. Gleichzeitig schafft das Gesetz aber auch neue Regelungen für die Inhalte gewerblicher E-Mails. Hiernach müssen Kaufleute nicht nur auf Geschäftsbriefen bestimmte Angaben zur Firma führen, sondern jetzt auch in E-Mails.
Wer muss neue Pflichtangaben in E-Mails aufnehmen?
Betroffen von dieser neuen Regelung sind alle deutschen Kaufleute und deren Angestellte, vom Einzelkaufmann über Personengesellschaften bis zu Kapitalgesellschaften. Ebenfalls erfasst werden Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften. Derzeit noch nicht angesprochen sind Privatpersonen und Freiberufler, die auch zukünftig kurze E-Mails schreiben dürfen.
Welche E-Mails sind betroffen?
Alle geschäftlichen E-Mails des Kaufmanns oder Unternehmens sind von dieser Neuregelung betroffen. Die neuen gesetzlichen Pflichtangaben gelten also nicht nur für E-Mails mit offensichtlicher rechtlicher Bedeutung wie etwa Angebote, Bestellungen oder Kündigungen. Es gibt nur die gesetzliche Ausnahme für E-Mails in einer laufenden Geschäftsverbindung mit Mitteilungen für die ansonsten Vordrucke verwendet werden. Dieser Fall liegt aber praktisch nie vor. Betroffen sind im Zweifel also alle an externe Empfänger versendeten E-Mails.
Was sind die neuen Pflichtangaben in E-Mails?
Je nach der Rechtsform des Kaufmanns oder Unternehmens unterscheiden sich die neuen Pflichtangaben. Immer anzugeben sind in einer gewerblichen E-Mail die Firma mit Rechtsform, der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer. Für bestimmte Gesellschaften sind weitere Angaben erforderlich. Bei einer GmbH sind alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen zu nennen. Zu einer Aktiengesellschaft ist neben den Vorständen in derselben Form auch der Vorsitzende des Aufsichtsrats aufzuführen. Das gilt auch für eine GmbH mit Aufsichtsrat.
Die Verlagerung einer Gesellschaft ins Ausland und die Einrichtung nur einer Zweigniederlassung in Deutschland ändern hieran nichts. Die Neuregelung verlangt bei Zweigniederlassungen ebenfalls die Angabe des Registers, in dem sie geführt werden mit der Registernummer. Zudem gelten für alle Zweigniederlassung die gleichen Vorgaben wie für eine deutsche Gesellschaft.
Was muss in geschäftlichen E-Mails stehen?
- Einzelkaufmann: Firma mit Rechtsform, Ort der Handelsniederlassung, zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer
- GmbH: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls der Aufsichtsratsvorsitzende.
- Aktiengesellschaft: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstände und der Aufsichtsratsvorsitzende.
Der Gesetzgeber hat zwar von einer Regelung der Schriftart und Schriftgröße abgesehen, verlangt aber die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst. Ein bloßer Link auf das Impressum der Website des Kaufmanns oder Unternehmens reicht nicht aus, auch wenn jeder Empfänger einer E-Mail auch über einen Internet-Zugang verfügt.
Von einer Nichtbeachtung der neuen Pflichtinhalte möchen wir Ihnen dringend abraten. Verstöße sind mit Zwangsgeld bedroht und können auch zu kostenpflichtigen Abmahnungen durch Wettbewerber führen.